Авансовый отчет – это документ, который заполняется по установленному образцу, с двух сторон, где ставится подпись получателя денег, т.е аванса и  затем в обязательном порядке сдается в бухгалтерию. В документе  указываются суммы, которые были получены под отчет, фактически потраченные денежные средства. Выдача наличных денежных средств  производится через кассу  предприятия  по расходному кассовому ордеру, в котором указывается назначение выдаваемой суммы. Как правило для бухгалтерии готовится приказ, который содержит перечень лиц, которые имеют право на получение  средств под отчет. Авансовый отчет служит основанием для списания выданного аванса.

Как заполнять авансовый отчет подотчетному

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. На титульном листе бланка подотчетное лицо указывает:

- наименование организации, направившей его в командировку;
- Фамилию Имя Отчество( в графе «Подотчетное лицо»
- свою должность
- назначение аванса ( расходы связанные с командировкой, приобретение каких либо хозяйственных средств, оплата услуг и т.д)

К авансовому отчету  нужно подкрепить первичные документы, подтверждающие расходы ( транспортные счета, квитанции, билеты, квитанции из гостиниц, подтверждающие проживание, чеки, подтверждающие покупки, счета-фактуры, накладные и т.д). Документы формируются в хронологическом порядке и нумеруются.

Заполнение авансового отчета бухгалтером

Дальнейшее заполнение авансового отчета осуществляется строго бухгалтером предприятия или организации. После проверки  и заполнения  оправдательных документов бухгалтер ставит отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме. На лицевой стороне бланка авансового отчета бухгалтер  и главный бухгалтер ставят свои подписи с расшифровкой. Затем заполненный образец авансового отчета передается на подпись руководителю предприятия.

Выдача наличных денежных средств производится под отчет только  должностному лицу, который работает на предприятии. Если подотчетное лицо имеет задолженность по предыдущему авансу, то выдача наличных денежных средств  не допускается.